1. Introduktion
På Daikin har vi åtagit oss att bedriva vår verksamhet på ett öppet sätt. Vi strävar efter fullständig laglig efterlevnad oavsett var vi är verksamma. Över hela Daikin Europe Group1 hålls anställda till vår koncernbolagsetiska kod, som främjar korrekt uppförande och syftar till att se till att inga olagliga aktiviteter äger rum på arbetsgolvet. Principerna för vår företagsetik är desamma för varje land och affärssektor vi är verksamma i. Du kan hitta vår företagsetik på vår webbplats, www.daikin.eu.
Vi uppmuntrar alla att ställa sina frågor eller bekymmer och att rapportera (misstänkt) oetiskt eller olagligt beteende i vår affärspraxis. Daikin Europe Group säkerställar att inlämnade rapporter hanteras i full konfidentialitet.
I den här policyn förklarar vi hur du kan skicka in en rapport och hur vi utför våra utredningar efter en inskickad rapport. Vi förklarar även vilket skydd som erbjuds alla som skickar in en rapport.
2. Vem kan lämna en rapport?
Vem som helst kan rapportera misstänkta eller observerade missförhållanden hos Daikin Europe Group: anställda, såväl som externa intressenter som entreprenörer, konsulter, tjänsteleverantörer, agenter, kunder och så vidare.
3. Var kan jag lämna en rapport?
Det finns många sätt att rapportera. Du kan välja den kanal som du känner dig mest bekväm med.
- Du kan rapportera till din kontaktperson på Daikin.
- Du kan lämna in en rapport via whistleblower hotline, tillgänglig dygnet runt. Hotline tar emot rapporter via ett onlineformulär eller per telefon, varje gång på ditt önskade språk. Du når hotline via följande länk: http://daikineurope.ethicspoint.com.
För att fortsätta med en rapport, gå till länken och gå till avsnittet “To Make a Report”.
- Välj ditt land och ange önskad metod för rapportering, onlineformulär eller per telefon. När du fortsätter med telefonen visas ditt landsspecifika telefonnummer.
- I alla fall får du ett användar-ID och ett lösenord. Frågor och kommunikation kommer att delas med dig via plattformen. Du kan besöka plattformen igen när som helst och lämna dokument eller ställa ytterligare frågor.
- I vissa länder har vi en specifik rapporteringskanal, tillgänglig på den lokala enhetens webbplats2.
4. Kan jag rapportera anonymt?
Det alternativet är tillgängligt, även om det i vissa länder kanske inte är juridiskt möjligt3. Du kan ta upp incidenter anonymt, men i vissa länder kanske det inte är tillåtet. Vi ber dig att tillhandahålla tillräckligt detaljerad och saklig information så att vi kan undersöka rapporten på ett effektivt sätt.
5. Vilken typ av incident kan jag ta upp?
Du kan ta upp alla typer av saker som du vill uppmärksamma oss på, men den här policyn syftar till att ta emot rapporter om överträdelser eller misstänkta brott mot Daikin Europe Groups företagsetik eller lagen. Sådana kränkningar kan till exempel vara ett brott mot mänskliga rättigheter, ett brott mot konkurrenslagstiftningen, ett brott eller att orsaka skada på miljön.
6. Är jag skyddad när jag rapporterar en incident?
Daikin har åtagit sig att skydda dig från eventuella nackdelar, även om det efter en undersökning visar sig att det inte fanns någon överträdelse. Vi tolererar inte vedergällning i någon form (avskedande, nekad befordran, avstängning, …) mot personer som rapporterar i god tro, med rimliga skäl att tro att det skett en överträdelse.
Men om du medvetet rapporterar eller offentliggör falsk information kan du få ett straff. Du kan också ställas inför krav på ersättning för skador som beror på falsk rapportering eller offentliggörande av falsk information.
7. Hur vi säkerställer sekretess.
Daikin behandlar alla rapporter, dess innehåll, identiteten på den rapporterande personen och andra inblandade konfidentiellt. Vi kommer att använda din rapport för att genomföra en utredning och för implementering av eventuella åtgärder i samband med resultatet.
Vi kan avslöja information om fakta eller problem inom ramen för en rättslig åtgärd eller annat förfarande som en myndighet inleder. Vi kan också avslöja information om vi beslutar att överträdelsen ska rapporteras till myndigheterna och/eller att vi kommer att lämna in ett officiellt klagomål. Vi kan också avslöja innehållet i rapporten till ledningen och/eller till våra externa rådgivare.
8. Vad händer efter det att jag lämnat in en rapport?
Vi tar alla rapporter på allvar och de hanteras med vederbörlig omsorg.
Daikin Europe Groups revisionskommitté eller – där så krävs enligt lag – en lokal representant, ansvarar för att undersöka de inkomna rapporterna. Revisionskommittén/den lokala representanten kommer att vidta följande åtgärder efter att ha mottagit en rapport:
- Inom 7 dagar skickar revisionskommittén en bekräftelse på mottagning till den rapporterande personen.
- Därefter beslutar revisionskommittén om rapporten är tillåten eller inte. Om rapporten inte är tillåtlig – eftersom den faller utanför räckvidden för denna policy – informerar revisionskommittén rapportören.
- Om rapporten är tillåtlig gör revisionskommittén en utredning.
- Revisionskommittén kan begära hjälp från andra, till exempel dotterbolag eller affärsavdelningar.
- Revisionskommittén kommer att granska dokument som hänför sig till den rapporterade incidenten.
- Revisionskommittén kommer att granska dokument som är relaterad till den rapporterade incidenten.
- Efter avslutad utredning beslutar revisionskommittén i ärendet.
- Om ärendet bekräftas kommer revisionskommittén att vidta lämpliga åtgärder för att lösa de identifierade problemen.
- Om den identifierade incidenten inte bekräftas kommer ärendet att avskrivas.
- Revisionskommittén informerar den rapporterande personen om resultatet inom 3 månader.
Revisionskommittén respekterar till fullo rätten till försvar för alla personer som är inblandade i en utredning. Dessa personer kommer att få information om fakta eller farhågor och kommer att höras.
Ett brott mot företagets etik kan leda till en disciplinär åtgärd eller till att anställningen avslutas. Om en överträdelse begås av en tredje part kan vi säga upp avtalsförhållandet med en sådan part eller deras arbetsgivare.
9. Hur vi följer dataskyddslagar.
Hanteringen av anmälningar innebär behandling av personuppgifter. Beroende på incidenten kan Daikin Europe Group samla in data som namn, kontaktinformation, jobbtitlar, systemåtkomstloggar och detaljer relaterade till incidenten.
Vi behåller dina personuppgifter under hela utredningen. Vi kan behålla dem en tid efteråt, baserat på vår riskbedömning och juridiska krav, men aldrig längre än vad som är tillåtet enligt gällande lagar. För specifika datatyper (t.ex. åtkomstloggar) kan kortare lagringsperioder gälla. Vi kan behålla data under längre perioder baserat på ett legitimt intresse, till exempel för potentiella framtida rättstvister eller regulatoriska förfrågningar, men vi kommer att göra det i enlighet med dataminimeringsprinciper och dina rättigheter.
Observera att du har rätt att:
- Få tillgång till dina personuppgifter och få en kopia.
- Rätta felaktiga eller ofullständiga personuppgifter.
- Radera dina personuppgifter under vissa omständigheter.
- Begränsa behandlingen av dina personuppgifter.
- Invända mot behandlingen av dina personuppgifter baserat på legitima intressen.
- Skaffa dina personuppgifter i ett portabelt format.
- Lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten i det land där incidenten har rapporterats.
För detaljerade förklaringar och för att utöva dina rättigheter, kontakta dataskyddskoordinatorerna på dpc@daikineurope.com.
Mer information om vår dataskyddspraxis finns i vår dataskyddspolicy4.
10. Whistleblower-förfarande och skydd i Europeiska unionen
I Europeiska unionen EU:s medlemsstaters lagar och det så kallade EU-direktivet5 ge skydd till personer som rapporterar (påstådda) lagöverträdelser (”whistleblowing”).
Villkoren för att åtnjuta sådant skydd är följande. Bekanta dig med de specifika kraven i tillämplig lagtext:
- Du måste ha haft rimliga skäl att tro att informationen var sann vid tidpunkten för rapporteringen och att sådan information faller inom lagens räckvidd;
- Du rapporterade internt eller externt eller offentliggjorde i enlighet med lagen.
Intern rapportering innebär att du använde en av rapporteringskanalerna inom Daikin Europe Group. Du uppmuntras att använda dessa först.
Att rapportera externt innebär att du skickar en rapport till de behöriga myndigheterna i EU-medlemsstaten. Dessa behöriga myndigheter är förtecknade i bilaga 1. Du kan använda den externa rapporteringskanalen efter att du rapporterat via Daikin Europe Groups interna kanal och den här interna kanalen inte fungerade som den ska.
Att göra ett offentligt avslöjande innebär att du rapporterar direkt till allmänheten via till exempel en onlineplattform eller sociala medier eller till media. När du gör ett offentligt avslöjande bör du åtnjuta skydd om
- du först rapporterade internt och externt, men intrånget förblir oåtgärdat eller så har inga lämpliga åtgärder vidtagits, eller
- du har rimliga skäl att tro att det föreligger en överhängande eller uppenbar fara för det allmänna intresset eller att det finns en risk för repressalier vid extern rapportering.
Inte alla frågor som faller inom ramen för företagsetik är whistleblowing. Vi hänvisar till dessa som "etiska frågor". Skyddet enligt lag för en person som tar upp en etisk fråga är inte detsamma när man rapporterar en whistleblowing. Ändå kommer Daikin Europe Group att behandla rapporterade etiska ärenden på samma sätt: riktlinjerna och processerna i denna policy gäller alla rapporter som vi tagit emot, oavsett om det rör sig om en whistleblowing eller en etisk fråga.
11. Frågor
Om du har några frågor kan du kontakta C. Vyncke, direktör och Chief Legal Officer, Daikin Europe N.V.
BILAGA 1: Relevanta behöriga myndigheter för att få en extern rapportering
| Österrike | Externt rapporteringskontor för EU-rättsöverträdelser i Wien |
| Belgien | Federal ombudsman Vlaamse ombudsman Ombudsman för huvudstadsregionen Bryssel Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens |
| Bulgarien | Kommissionen för antikorruption och förverkande av olagliga tillgångar |
| Kroatien | Ombudsman för Republiken Kroatien |
| Cypern | För att identifiera rätt kanal för att rapportera whistleblowers kan du kontakta lokal juridiskt ombud och/eller ombudsmannens kansli. |
| Tjeckien | Justitieministeriet, avdelningen för intressekonflikter och antikorruption |
| Danmark | Danska dataskyddsmyndigheten |
| Estland | Justitieministeriet, Estlands kriminalpolitiska avdelning |
| Finland | Justitiedepartementet |
| Frankrike | Defenseur des Droits |
| Tyskland | Det externa rapporteringsorganet i enlighet med lagförslaget om skydd för whistleblower vid Tysklands federala justitiekontor (Tyskland) |
| Grekland | Nationell öppenhetsmyndighet |
| Ungern | Kommissionsledamot med ansvar för grundläggande rättigheter |
| Irland | Garda Ombudsman, GSOC Protected Disclosure Unit (PDU) |
| Italien | Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) |
| Lettland | Statskansli, kontaktpunkt för whistleblowers |
| Litauen | Riksåklagarens kansli |
| Luxemburg | Luxembourg Financial Services Authority - CSSF Luxemburgs försäkringskommission - CAA Luxemburgs konkurrensmyndighet Luxemburgs registrerings-, dödsbo- och momsmyndighet - AED Luxemburgs arbets- och gruvinspektion - ITM Luxemburgs dataskyddskommission - CNPD Luxembourg Equal Opportunities Centre - CET Medlaren, som en del av sitt uppdrag att utföra externa kontroller av platser där människor befinner sig berövade av sin frihet Barn- och ungdomsombudsmannen Luxemburgs regleringsinstitut - ILR Luxemburgs oberoende tillsynsmyndighet för audiovisuella medietjänster - ALIA Advokatsamfundet i Luxemburg och Diekirch Luxemburgs notariekammare Luxemburgs Medical Board Natur- och skogsförvaltning - ANF Vattenförvaltningsförvaltningen - AGE Flygtrafikadministration - ANA Nationella konsumentombudsmannen Orden för arkitekter och rådgivande ingenjörer - OAI Luxembourg Association of Chartered Accountants - OEC Luxembourg Institute of Auditors - IRE Luxemburgs direkta skatteförvaltning – ACD |
| Malta | Malta rapporterar externt till en av de behöriga myndigheter som nämns i lagen. Dessa omfattar: Revenue Commissioner (CfR), Financial Intelligence Analysis Unit (FIAU), Malta Financial Services Authority (MFSA), Commissioner for Voluntary Organization (CVO), Permanenta kommissionen mot korruption och ombudsmannen. |
| Nederländerna | Huis voor Klokkenluiders (Nederländerna) |
| Polen | Ombudsmannen (även om den slutliga lagen inte har antagits ännu – januari 2024) |
| Portugal | Riksåklagaren |
| Rumänien | Justitiedepartementet |
| Slovakien | Premiärministerns kansli/avdelningen för förebyggande av korruption Skyddskontoret för whistleblower |
| Slovenien | Komisija za preprečevanje korupcije |
| Spanien | Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Kontoret för förebyggande och bekämpning av korruption på Balearerna Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción |
| Sverige | Arbetsmiljöverket |
1 Daikin Europe Group består av Daikin Europe N.V. och Daikin Europe Coordination Center N.V., deras filialer och dotterbolag, samt respektive filialer och dotterbolag till dessa filialer och dotterbolag.
2 Se webbplatserna för de enheter som är baserade i Italien.
3 När du är i eller rapporterar relaterad till Tjeckien eller Ungern bör du söka råd innan du anmäler anonymt eftersom den anonyma rapporteringen kanske inte får skydd enligt nationell lagstiftning.
4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html
5 Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/1937 från den 23 oktober 2019 om skydd för personer som rapporterar brott mot unionsrätten